Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke

BuitengewoonBos bepaalt voor de app welke persoonsgegevens nodig zijn en voor welke doelen ze worden gebruikt.

• - BuitengewoonBos is een initiatief van Tim de Groot en Martijn Bos en heeft op dit moment geen formele rechtsvorm; er is geen KVK- of btw-registratie. Tim en Martijn zijn samen verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de dienst worden verwerkt.
• - Privacyverzoeken en -vragen stuur je naar info@buitengewoonbos.nl. Je krijgt antwoord van Tim of Martijn.
• - Een functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) is niet aangesteld; daartoe bestaat op grond van de AVG voor BuitengewoonBos op dit moment geen verplichting.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

De app verwerkt persoonsgegevens wanneer je een account maakt, een tuin of groep gebruikt, content plaatst of contact met ons hebt.

• - Accountgegevens zoals naam, e-mailadres, verificatiestatus en inloggegevens die Better Auth nodig heeft.
• - Profielgegevens zoals handle, zichtbare naam, bio en voorkeuren wanneer je die invult.
• - Volgrelaties tussen leden, zoals welke leden je volgt en welke leden jou volgen.
• - Werkruimte-, tuin- en groepsgegevens zoals lidmaatschappen, rollen, tuinlocaties, ontwerpen, kalenderitems en beheeracties.
• - Gebruikerscontent zoals posts, reacties, tuinbeschrijvingen, groepsinformatie en chatberichten.
• - Uploads en afbeeldingen, waaronder foto's voor tuinpagina's of plantdiagnose.
• - Berichten, notificaties en e-mailcommunicatie, bijvoorbeeld verificatiemails, ledenmeldingen en supportcontact.
• - Technische gegevens zoals sessies, noodzakelijke cookies, lokale opslag, IP-adres in serverlogs, foutmeldingen en beveiligingslogs.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor doelen die bij de dienst horen of nodig zijn voor veiligheid en wettelijke naleving.

• - Account en toegang: registreren, inloggen, e-mail verifiëren, wachtwoord resetten en sessies veilig houden.
• - Dienst leveren: tuinen, groepen, ontwerpen, kalender, plantinformatie, communityfuncties, chats en notificaties laten werken.
• - Sociale ontdekking: gevolgde leden terugvinden en hun openbare of voor jou toegankelijke updates in je dashboard tonen.
• - Communicatie: noodzakelijke e-mails, ledenmeldingen, supportvragen en reacties op privacy- of klachtenverzoeken behandelen.
• - Beveiliging: misbruik voorkomen, fouten onderzoeken, logs controleren en de integriteit van accounts en werkruimtes beschermen.
• - Voorkeuren: taal, actieve werkruimte en functionele instellingen onthouden.
• - Wettelijke verplichtingen: administratie, verzoeken van betrokkenen, klachten en mogelijke wettelijke bewaarplichten afhandelen.
• - Plantdiagnose en AI-suggesties: foto's en prompts die je vrijwillig deelt worden via een beveiligde verbinding naar Mistral (Mistral AI SAS, Frankrijk) gestuurd, zodat het model een herkenning of suggestie kan geven. Deze gegevens worden niet gebruikt om Mistral's modellen te trainen.

Grondslagen

Per verwerking gebruiken we een AVG-grondslag die past bij het doel.

• - Uitvoering van de overeenkomst voor accounttoegang en kernfuncties die je als gebruiker vraagt.
• - Gerechtvaardigd belang voor beveiliging, foutanalyse, misbruikpreventie en beperkte verbetering zonder tracking.
• - Wettelijke verplichting wanneer we gegevens moeten bewaren of verwerken op basis van wet- of regelgeving.
• - Toestemming alleen waar die echt nodig is; toestemming kan dan weer worden ingetrokken zonder dat eerdere verwerking automatisch onrechtmatig wordt.

Delen met derden en verwerkers

We verkopen persoonsgegevens niet. We schakelen wel een aantal verwerkers in voor onderdelen die we niet zelf draaien; persoonsgegevens worden alleen gedeeld voor zover dat nodig is voor de dienst, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

• - Hosting, database en uploads draaien op een eigen server bij een Europese hostingprovider in de EU. Transactionele e-mail (zoals verificatie- en notificatiemails) wordt verzonden via een externe SMTP-provider in de EU. Plantdiagnose en AI-suggesties lopen via Mistral (Mistral AI SAS, Frankrijk).
• - Persoonsgegevens worden niet verkocht aan adverteerders of databrokers en er worden geen tracking-cookies of advertentienetwerken ingezet.
• - Op dit moment gebruiken we alleen Mistral voor AI-functies. Komt er een andere AI-provider bij, of veranderen de gegevens die we delen, dan werken we deze verklaring vooraf bij. Inloggen met Google is optioneel; alleen wanneer je daarvoor kiest, deelt Google de gegevens met BuitengewoonBos die je in die flow goedkeurt.

Doorgifte buiten de EU/EER

Onze huidige verwerkers (hostingprovider, e-mailprovider en Mistral) zijn allemaal in de EU/EER gevestigd. Op dit moment vindt er geen structurele doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU/EER plaats.

• - Hosting, database en e-mailverzending vinden plaats binnen de EU. Mistral verwerkt prompts en uploads in Frankrijk.
• - Mocht een toekomstige verwerker buiten de EU/EER opereren, dan zorgen we voor een geldig overdrachtsmechanisme zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en passen we deze verklaring vooraf aan.
• - Wanneer je 'Inloggen met Google' gebruikt, geldt voor die specifieke koppeling ook het privacybeleid van Google, dat eigen doorgiftebepalingen kent.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of beveiligingsreden langer bewaren vereist.

• - Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is.
• - Tuin-, groeps- en gebruikerscontent blijft beschikbaar zolang de bijbehorende werkruimte of het account bestaat en de gekozen zichtbaarheid dat vereist.
• - Volgrelaties worden bewaard totdat je iemand ontvolgt of totdat een betrokken account wordt verwijderd.
• - Server- en beveiligingslogs worden maximaal 90 dagen bewaard voor foutanalyse en misbruikpreventie en daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• - Verzonden transactionele e-mail (zoals verificatie- en notificatiemails) wordt door onze e-mailprovider tijdelijk bewaard voor afleverbewijs. Mailcorrespondentie met support bewaren we zo lang als nodig voor afhandeling, met een maximum van twee jaar.
• - Bij accountverwijdering worden gekoppelde persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd. Publieke content waarop anderen hebben gereageerd kan in geanonimiseerde vorm bewaard blijven om gesprekken consistent te houden.

Publieke content

Sommige content kan publiek zichtbaar worden wanneer je of een beheerder daarvoor kiest.

• - Publieke tuinpagina's kunnen tuinbeschrijvingen, afbeeldingen, ontwerpweergaven, updates en reacties tonen.
• - Verwijderen of beperken van publieke content kan gevolgen hebben voor gesprekken, reacties of gedeelde tuincontext.
• - Bij export- of verwijderverzoeken beoordelen we welke data aan het account is gekoppeld en welke gegevens nodig blijven voor rechten van anderen of wettelijke verplichtingen.

Je privacyrechten

Je kunt je privacyrechten uitoefenen door een mail te sturen naar info@buitengewoonbos.nl. We reageren in principe binnen één maand; bij complexe verzoeken kan dit volgens de AVG worden verlengd, en we laten je dat dan tijdig weten.

• - Inzage: vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• - Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• - Verwijdering: vragen om gegevens te verwijderen wanneer daar grond voor is.
• - Beperking: vragen om verwerking tijdelijk te beperken in situaties waarin de AVG dat toestaat.
• - Overdraagbaarheid: een kopie ontvangen van gegevens die daarvoor in aanmerking komen.
• - Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd.
• - Intrekken van toestemming: toestemming intrekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd. We reageren in principe binnen 1 maand; bij complexe verzoeken kan dit volgens de AVG worden verlengd.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

• - Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen (HTTPS), sessiebeveiliging, toegangscontrole, beperkte beheertoegang, logging en veilige configuratie van productie-infrastructuur.
• - We publiceren geen technische details die misbruik makkelijker maken.
• - Kwetsbaarheden, onbevoegde toegang of accountmisbruik meld je via info@buitengewoonbos.nl met 'beveiliging' in het onderwerp.

Geautomatiseerde besluitvorming en minderjarigen

We gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen.

• - Er vindt geen profilering voor advertenties, ranking op basis van tracking of geautomatiseerde besluitvorming plaats.
• - Plantdiagnose is ondersteunende informatie en bepaalt niet automatisch rechten, toegang of verplichtingen van gebruikers.
• - BuitengewoonBos richt zich niet specifiek op kinderen onder de zestien jaar. Maak je een account aan voor of namens iemand onder de zestien, dan vragen we om toestemming van een ouder of verzorger via info@buitengewoonbos.nl.

Cookies en lokale opslag

BuitengewoonBos gebruikt momenteel geen analytics, tracking of marketingcookies. We gebruiken alleen noodzakelijke en functionele opslag voor sessies, taal, actieve werkruimte en cookie-informatie. Zie het volledige overzicht op de cookiepagina.

Klachten

Neem bij vragen of klachten eerst contact op via de contactpagina. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze verklaring

Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens — zoals het inzetten van analytics, nieuwe verwerkers of andere ingrijpende veranderingen — passen we deze verklaring aan voordat die wijzigingen ingaan.